Informativa sulla privacy di Studify Business

Questa informativa, resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), spiega come trattiamo i dati personali di chi usa Studify Business: il pannello web dashboard.studifyapp.it e l'app Studify Business per iOS e Android, con cui locali, negozi e servizi (i «Partner») gestiscono la propria scheda e le proprie promozioni nell'app Studify. Il trattamento dei dati degli studenti che usano l'app Studify è descritto in un'informativa separata. Il rapporto contrattuale è regolato dai Termini e Condizioni di Studify Business.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è SCHOOL CARD UNIVERSITY SNC, con sede legale in Via San Francesco D'Assisi 6/2, 42020 Quattro Castella (RE), P. IVA 03100420359 (di seguito, «Studify» o «noi»). Per qualsiasi questione relativa alla privacy puoi scriverci a privacy@studifyapp.it.

2. A chi si rivolge

• ai titolari e legali rappresentanti dei Partner e alle persone che registrano o gestiscono l'account dell'attività. Se l'attività è una ditta individuale o un libero professionista, anche i dati dell'impresa (come la partita IVA) sono dati personali;
• ai membri dello staff, ai quali il titolare dell'account crea un accesso con nome utente e password;
• a chi scrive allo Studify Agent, l'assistente dei Partner su WhatsApp;
• a chi ci contatta come referente di un'attività, anche tramite i nostri promotori commerciali (ambassador e leader).

I dati dei membri dello staff ci vengono forniti dal titolare dell'account, che si impegna a far conoscere loro questa informativa.

3. Quali dati trattiamo

a) Account e accessi

• email e password dell'account (la password è conservata in forma cifrata dal nostro fornitore di autenticazione); codici monouso inviati per email per verificare l'indirizzo e recuperare l'accesso; eventuale secondo fattore di autenticazione (app di autenticazione); eventuale email alternativa che indichi per avvisi, report e fatture;
• per lo staff: nome, nome utente, permessi, attività a cui ha accesso, stato dell'accesso (attivo o sospeso), data del primo e dell'ultimo accesso e registro delle operazioni principali (ad esempio creazione dell'accesso e cambio della password);
• indirizzo IP e dati del browser o del dispositivo delle sessioni di accesso; data dell'ultimo accesso e modello del dispositivo usato dal titolare nell'app Studify Business.

b) Dati dell'impresa, di fatturazione e di pagamento

• partita IVA e i dati dell'impresa che otteniamo verificandola presso banche dati pubbliche delle imprese (ragione sociale, stato di attività, sede legale, PEC, codice destinatario);
• dati di fatturazione che inserisci al pagamento: ragione sociale o nome e cognome, codice fiscale, indirizzo, codice destinatario o PEC;
• piano sottoscritto, stato e storico dei pagamenti, fatture, identificativi di cliente e di abbonamento presso Stripe; per i bonifici, i dati della transazione;
• il codice dell'ambassador o del leader indicato alla registrazione.

c) Scheda pubblica dell'attività

• nome commerciale, categoria, descrizione, indirizzo (con città, provincia, CAP e posizione sulla mappa), orari, logo e foto, partita IVA e i contatti che scegli di mostrare agli studenti (telefono, email, sito web, Instagram). Se non indichi un telefono, mostriamo quello presente nella scheda Google dell'attività.

Questi dati sono visibili a chiunque usi l'app Studify: se inserisci un contatto personale (ad esempio il tuo cellulare), sarà pubblico.

d) Promozioni, contenuti e convalide

• testi, immagini, condizioni, età minima, periodo di validità, codici sconto (anche i codici esterni che carichi), stato della moderazione e relativa motivazione;
• registro delle convalide degli sconti: promozione, data e ora, membro dello staff che ha convalidato.

e) Intelligenza artificiale e credito

• le richieste che invii alle funzioni di intelligenza artificiale (descrizioni, immagini, colori del brand, istruzioni personalizzate per l'Agent) e i risultati generati;
• ricariche e consumi del credito, con la funzione usata e il relativo costo.

f) Studify Agent (WhatsApp)

• numero WhatsApp collegato, identificativo WhatsApp e codice di verifica del collegamento;
• i messaggi scambiati con l'Agent: testi, trascrizione delle note vocali (l'audio originale non viene conservato), immagini e risposte, anche vocali, oltre ai dati tecnici del messaggio forniti da WhatsApp (ad esempio identificativi e orari). Registriamo anche i messaggi inviati all'Agent da numeri non collegati a un account.

g) Dati tecnici

• log tecnici e di sicurezza del pannello, dell'app e dei server;
• per le notifiche push: token del dispositivo e piattaforma (iOS o Android);
• dati sulle prestazioni dell'app (ad esempio tempi di avvio e di caricamento, modello del dispositivo, versione del sistema operativo e dell'app, identificativo dell'installazione), raccolti in automatico dal servizio di monitoraggio delle prestazioni di Firebase.

h) Comunicazioni

• le email e i messaggi che scambi con noi o con i nostri promotori commerciali e le segnalazioni che ci invii.

4. Da dove provengono i dati

• da te, quando usi il pannello, l'app o lo Studify Agent;
• dal titolare dell'account, per i dati dello staff;
• da banche dati pubbliche delle imprese, tramite il nostro fornitore, quando verifichiamo la partita IVA;
• dalla scheda Google dell'attività, tramite Google Maps Platform: indirizzo, coordinate e, se non ne indichi uno, il telefono;
• da Stripe, per l'esito dei pagamenti;
• dall'uso del servizio (log, convalide, statistiche).

5. Perché li trattiamo e su quali basi giuridiche

6. Intelligenza artificiale

Usiamo modelli di intelligenza artificiale forniti da OpenAI per queste funzioni:

• Moderazione delle promozioni: quando pubblichi una promozione o ne modifichi testo o immagine, il nome dell'attività, il testo e l'immagine vengono analizzati in automatico per verificarne la conformità alle regole sui contenuti dei Termini. Se l'esito è positivo la promozione viene pubblicata; se è negativo ricevi la motivazione.
• Descrizione dell'attività: su tua richiesta, generiamo una proposta di descrizione a partire dai dati della scheda (nome, categoria, indirizzo, telefono, orari e informazioni pubbliche della scheda Google).
• Immagini: su tua richiesta generiamo o miglioriamo le immagini delle promozioni a partire da ciò che ci fornisci (descrizione, immagine, colori del brand).
• Studify Agent: i messaggi che invii all'Agent su WhatsApp vengono elaborati per capire la richiesta e rispondere; le note vocali vengono trascritte e le risposte possono essere vocali, generate con sintesi vocale; le immagini che invii vengono controllate in automatico prima dell'uso. Per rispondere alle tue domande l'Agent può consultare i dati della tua scheda e del tuo account (ad esempio telefono, indirizzo, email e partita IVA).

Quando una decisione di moderazione è presa in modo automatizzato, hai diritto di ottenere l'intervento di una persona del nostro team, di esprimere la tua opinione e di contestare la decisione (art. 22, par. 3, GDPR): scrivi a info@studifyapp.it. Secondo le condizioni del servizio API di OpenAI, i dati inviati non vengono usati per addestrare i suoi modelli e sono conservati dal fornitore solo per un periodo limitato, a fini di sicurezza e di prevenzione degli abusi. Ti chiediamo di non inserire nelle richieste dati personali di altre persone (ad esempio clienti o dipendenti) che non siano necessari.

7. Chi può vedere i tuoi dati

• chi usa l'app Studify: la scheda pubblica dell'attività e le promozioni;
• il tuo staff, nei limiti dei permessi che assegni;
• l'ambassador o il leader il cui codice hai indicato alla registrazione: vede nome, categoria e piano della tua attività, se è attiva, la data di registrazione e la provvigione maturata, e riceve un avviso a ogni pagamento. A tua volta vedi il suo nome, la sua foto e, se previsto, il suo telefono;
• il personale autorizzato di Studify, nei limiti delle sue mansioni;
• i fornitori della sezione 8;
• come titolari autonomi: Stripe per i pagamenti; l'Agenzia delle Entrate (Sistema di Interscambio) per le fatture elettroniche; Meta per l'uso di WhatsApp, secondo le condizioni di WhatsApp; Apple e Google per la distribuzione dell'app;
• consulenti (ad esempio il commercialista) e autorità, quando necessario o previsto dalla legge.

Non vendiamo né cediamo i tuoi dati personali a terzi per loro finalità commerciali.

8. Chi tratta i dati per noi

I dati principali del servizio (database, autenticazione, file) sono ospitati nell'Unione Europea. Ci appoggiamo a fornitori selezionati, nominati responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR (o, dove indicato, titolari autonomi):

Quando un fornitore comporta un trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, questo avviene solo con le garanzie previste dagli artt. 44-49 GDPR (decisioni di adeguatezza, incluso l'EU-US Data Privacy Framework per i fornitori certificati, oppure clausole contrattuali standard). I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità pubbliche quando la legge lo richiede.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Account, dati dell'impresa e scheda: per tutta la durata del rapporto. Dopo la chiusura dell'account vengono cancellati o resi anonimi entro 30 giorni (più al massimo 30 giorni per le copie di backup), salvo quanto indicato sotto.
• Fatture, documenti contabili e dati dei pagamenti: 10 anni, come richiesto dalla normativa civilistica e fiscale (art. 2220 c.c.).
• Prova dell'accettazione dei Termini: 10 anni dalla fine del rapporto (termine ordinario di prescrizione).
• Promozioni: anche quando scadono restano nell'archivio del tuo account, così puoi consultarle e ripubblicarle; vengono eliminate con la chiusura dell'account.
• Registro delle convalide: fino a 24 mesi, salvo contestazioni in corso.
• Messaggi con lo Studify Agent e richieste alle funzioni di intelligenza artificiale: fino a 12 mesi.
• Log tecnici e di sicurezza, sessioni di accesso e registro delle operazioni dello staff: fino a 12 mesi.
• Token per le notifiche push: fino al logout, alla disinstallazione dell'app o a 270 giorni di inattività.
• Contenuti rimossi e relative motivazioni: per il tempo necessario a gestire eventuali reclami e comunque non oltre 12 mesi, salvo contestazioni in corso.

10. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative per proteggere i dati, tra cui connessioni cifrate, accessi separati per ruolo (titolare, staff, team di Studify), autenticazione a due fattori disponibile per il titolare e revoca immediata degli accessi dello staff. Ti chiediamo di usare password robuste, di non condividere le credenziali e di attivare il secondo fattore. In caso di violazione dei dati che ti riguardi, ti informeremo nei casi previsti dagli artt. 33-34 GDPR.

11. Minori

Studify Business è riservato a imprese e professionisti. Il titolare dell'account deve essere maggiorenne; gli accessi dello staff possono essere creati solo per persone che collaborano con l'attività nel rispetto della legge.

12. I tuoi diritti

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR hai il diritto di:

• accedere ai tuoi dati e riceverne copia;
• rettificare i dati inesatti o incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati, nei limiti degli obblighi di conservazione previsti dalla legge;
• limitare il trattamento nei casi previsti;
• ricevere i dati in formato strutturato e trasferirli a un altro titolare (portabilità);
• opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse, comprese le comunicazioni commerciali e l'analisi interna;
• non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato senza poter ottenere l'intervento di una persona (sezione 6).

Per esercitarli scrivi a privacy@studifyapp.it; rispondiamo entro 30 giorni. Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

13. Eliminazione dell'account

Puoi eliminare una singola attività dal pannello (Impostazioni → Avanzate) o dall'app Studify Business (Profilo), dopo aver chiuso le promozioni attive e il rinnovo del piano. Per eliminare l'intero account — con tutte le attività e gli accessi dello staff — scrivi a privacy@studifyapp.it dall'indirizzo email dell'account: completiamo l'eliminazione entro 30 giorni, conservando solo i dati che la legge ci obbliga a tenere (sezione 9).

14. Cookie e tecnologie simili

Il pannello web usa solo un cookie tecnico, necessario per mantenere la sessione di accesso, e la memoria locale del browser per ricordare l'attività selezionata. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di analisi o di tracciamento pubblicitario, né nel pannello né nell'app: per questo non è richiesto un banner di consenso. Il pagamento con carta avviene sulle pagine di Stripe, che applicano la propria informativa sui cookie. L'app Studify Business conserva sul dispositivo solo i dati necessari al funzionamento, come la sessione e le preferenze.

15. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa, ad esempio quando introduciamo nuove funzioni o nuovi fornitori. Le modifiche sostanziali ti vengono comunicate all'email dell'account o nel pannello prima di diventare efficaci. La versione vigente, con la data, è sempre pubblicata su questa pagina.

16. Contatti

Titolare: SCHOOL CARD UNIVERSITY SNC · P. IVA 03100420359 · privacy@studifyapp.it